Excel Auswahllisten: Einfach / Dynamisch / Abhängig

Excel Dropdownlisten

Das Tutorial zum Thema Auswahllisten bzw. Dropdownlisten in Excel beschäftigt sich heute mit 3 unterschiedlichen Versionen:

  • Die einfache Auswahlliste 
  • Dynamische Auswahllisten 
  • Voneinander abhängige Auswahllisten

Bevor wir starten..

Hier kannst du die Vorlage zu diesem Artikel herunterladen, damit du die einzelnen Schritte besser nachvollziehen kannst:

Wozu benötige ich Auswahllisten in Excel?

Auswahllisten in Excel haben vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Grundsätzlich geht es darum die Auswahl in einer Zelle auf festgelegte Werte zu beschränken. Dies ist z.B. bei der Erstellung von Formularen oder Kalkulationstools in Excel sehr nützlich, da der Entwickler der Arbeitsmappe auf Basis der Auswahlliste fortgehende Berechnungen hinterlegen kann. 

Die einfache Auswahlliste in Excel

In der einfachen Auswahlliste beschränken wir unsere Zelleingabe auf eine fest definierte Liste. Innerhalb der Liste, kann ich Änderungen nachträglich machen, jedoch führt eine Erweiterung der Liste nicht automatisch dazu, dass die Auswahlliste erweitert wird.

Excel Tutorial einfache Auswahlliste

In meinem Beispiel soll eine Auswahlliste für die Namen aus meiner Schuldenliste per Dropdown ausgewählt werden. In diesem Szenario verwende ich die Auswahlliste, um mir für meine Schuldnerliste den dazugehörigen Wert anzeigen zu lassen. Der dazugehörige Wert wird per SVerweis Formel ausgewiesen.

Neben der Beschränkung auf Listen, ermöglicht die Datenüberprüfung auch andere Möglichkeiten, so z.B. ganze Zahlen, Datumseingaben oder auch manuell eingetragene Werte.

Die einfache Auswahlliste in Excel ist sinnvoll, wenn ich eine feste Liste von Werten habe, bei denen ich davon ausgehe, dass die Anzahl der Werte sich nicht ändert.

Dynamische Auswahllisten in Excel

Die Dynamische Auswahlliste in Excel bietet im Vergleich zur einfachen Auswahlliste den Vorteil, dass die Auswahlliste automatisch erweitert wird sobald mehr Daten zur Verfügung stehen. 

Im ersten Schritt müssen wir hierzu unsere bisherige Schuldenliste in eine Tabelle umwandeln:

Dynamische Auswahlliste - Tabelle erstellen

Die Umwandlung in eine Tabelle ist notwendig, damit die Liste später automatisch erweitert werden kann.

 

Im zweiten Schritt vergeben wir der Spalte, die wir für unsere Auswahlliste benötigen, einen Namen. In meinem Beispiel ist das die Spalte "Name":

Dynamische Auswahlliste - Namen vergeben

Die vorherigen Schritte waren nun vorbereitend für den letzten und wichtigsten Schritt. Dieser ist ähnlich wie bei der einfachen Auswahlliste durchzuführen. Jedoch markieren wir nun nicht die Liste, sondern geben den Namen an, den wir für unsere Tabellenspalte vergeben haben.

Dynamische Auswahlliste - Datenüberprüfung

Grundsätzlich gehen wir nun gleich vor, wie bei der einfachen Auswahlliste, jedoch tragen wir nun bei Quelle in der Datenüberprüfung folgendes ein: =Indirekt("Name der Spalte"). Nun können wir sehen, dass bei einer Erweiterung der Tabelle automatisch der neue Name "Meier" in der Auswahlliste aufgeführt wird. Auch der Sverweis zieht automatisch nach und weist sofort den Betrag aus.

Die dynamische Auswahlliste ist vor allem für "lebende" Excel Tabellen sinnvoll, die regelmäßig erweitert werden. Die Umsetzung bleibt trotz zwei zusätzlicher Schritt im Vergleich zur einfachen Auswahlliste trotzdem sehr einfach und schnell. Daher empfehle ich bei jeder Auswahlliste lieber auf die dynamische Vorgehensweise zu setzen, denn man weiß ja nie was noch kommt...

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Dieser Kurs richtet sich an alle, die bereits mit Excel arbeiten und nun ihre Excelfähigkeiten auf das nächste Level bringen und große Datenmengen selbstständig auswerten möchten. Wenn du dich bisher mit Funktionen wie Sverweis, Vergleich, Arrayfunktionen usw. schwer getan hast und schon immer mal mit Pivot-Tabellen loslegen wolltest, ist dieser Kurs genau das Richtige für dich


Voneinander abhängige Auswahllisten

Nun wollen wir die dynamische Auswahlliste ein wenig erweitern. Was kann ich denn machen, wenn ich voneinander abhängige Auswahllisten in Excel erstellen möchte? Sprich: Wenn ich in der ersten Auswahlliste etwas ausgewählt habe, soll in der zweiten Auswahlliste nur noch die dazugehörige Liste angezeigt werden. Im Folgenden Beispiel lautet die Abhängigkeit: Welche Bestellnummern werden bestimmten Namen zugeordnet:

Voneinander abhängige Auswahllisten

In diesem Beispiel haben wir nun zwei separate Tabellen: Namen und Bestellungen. Da wir nun die Bestellnummer in Abhängigkeit des gewählten Namens sehen wollen, müssen wir zunächst wieder unseren Spalten in der Tabelle Bestellungen Namen zuweisen. Die Bezeichnung passt hierbei zu den Namen in der Schuldenliste: z.B. Spalte White = "WHITE".  

Nun müssen wir einfach in der zweiten Auswahlliste bei der Quellenangabe unsere erste Auswahlliste verlinken:

=Indirekt("Zelle der ersten Auswahlliste")

Dies klappt deswegen so gut, da die Wert in der ersten Auswahlliste den Spaltennamen der Bestellungstabelle entsprechen.

Schlusswort

Wie ihr sehen könnt, sind die Anwendungsmöglichkeiten von Auswahllisten bzw. Dropdown Listen in Excel sehr vielfältig. Neben der einfachen Auswahlliste, glänzen vor allem dynamische Auswahllisten mit jeder Menge Flexibilität, die auch Grundlage für unter einander abhängigen Auswahllisten ist. Wenn du keine Lust hast, alle Schritte nun einzeln durchzugehen, lade einfach meine Vorlage herunter und passe sie deinen Vorstellungen an. Ich freue mich auch über jeden Share und Like in allen Sozialen Netzwerken:

Download der Vorlage

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Kommentare: 2
  • #1

    Karl (Sonntag, 05 März 2017 20:54)

    Sie haben da nette Beispiele für die Auswahllisten:
    in der Praxis kommt man schnell zum nächt schwierigeren Anwendugnsfall
    in dem die Daten in gemeinsamen "Buchungslisten" stecken: dann müsste die verbunde Liste einem Filter
    (etwa in einer Pivot) darstellen
    Haben sie da eine verallgemeinerbare Lösung (mit oder ohne VBA)?

  • #2

    Artur (Montag, 06 März 2017 12:56)

    Danke für das Feedback! Leider kann ich nicht komplett nachvollziehen, was genau sie mit "Buchungslisten" meinen. Sie können mir gerne eine Beispiel Datei per Mail zukommen lassen: info@excel-koenig.de
    Beste Grüße
    Artur