GANTT Diagramm in Excel erstellen

GANTT Diagramm erstellen in Excel

Dieser Artikel geht raus an alle Gelegenheits - Projektmanager, die ab und an mal Projektpläne erstellen müssen, jedoch nicht unbedingt gleich eine Microsoft Projects Lizenz kaufen wollen. Oder auch an die Kollegen, denen MS Projects einfach zu kompliziert und aufgeblasen ist. Ich zeige euch, wie ihr mit relativ wenig Aufwand auch ein präsentationsfähiges GANTT Diagramm in Excel erstellen könnt.

Was soll ich denn mit einem GANTT Diagramm machen?

Hierzu habe ich mal wieder meinen guten Freund Herr Wiki Pedia befragt:

"Ein Gantt-Diagramm [gænt] oder Balkenplan ist ein nach seinem Erfinder Henry L. Gantt(1861–1919) benanntes Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt."

Kurz gesagt: Anstatt auf eine Mega lange Liste von Aufgaben und Meilensteinen zu schauen, bietet dir das GANTT Diagramm die Möglichkeit, das Ganze visuell zu erfassen.

Bevor ich weiterlese möchte ich erstmal sehen, ob sich der Aufwand überhaupt lohnt!

GANTT Diagramm in Excel Vorlage
GANTT Diagramm zur Weihnachtsplanung

So erstellst du ein GANTT Diagramm in Excel

Da du noch da bist, hast du wohl noch Interesse daran dein eigenes GANTT Diagramm in Excel zu erstellen. Du kannst aber auch gerne jetzt schon die GANTT Excel Vorlage einfach herunterladen und diese nach deinem Geschmack anpassen:

Schritt 1: Die Planungstabelle

GANTT Ausgangstabelle in Excel

Meine Planungstabelle widmet sich dem Thema Weihnachtsplanung. Folgende Informationen sind für das Erstellen des GANTT Diagrammes in Excel notwendig:

  • Aufgaben - Dies können Vorgänge oder  Meilensteine sein
  • Typ - Optional (eher als Info für sich selbst)
  • Startdatum 
  • Dauer (Meilenstein hat immer die Dauer von 1)
  • Enddatum - errechnet sich von selbst ( =Startdatum + Dauer); Meilensteine ohne Enddatum

Zur Erstellung eurer Planungstabelle erleichtert der integrierte Mini Kalender zur Datumsauswahl eure Arbeit. 

Schritt 2: Erstelle ein gestapeltes Balkendiagramm

Excel Balkendiagramm erstellen

Im ersten Schritt auf unserem Weg zum GANTT Diagramm gehen wir über Einfüge > Balken > gestapelte Balken - und fügen das Diagramm an gewünschter Position ein.

Schritt 3: Daten auswählen für das Diagramm

Daten auswählen für GANTT Diagramm in Excel

Im 2. Schritt müssen wir das erstellte Balkendiagramm in Excel mit unseren Daten füttern. Hierzu benötigen wir:

  • Startdatum als Datenreihe
  • Dauer als Datenreihe
  • Aufgaben als horizontale Achsenbeschriftung

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Dieser Kurs richtet sich an alle, die bereits mit Excel arbeiten    und nun ihre Excelfähigkeiten auf das nächste Level bringen und große Datenmengen selbstständig auswerten  möchten. Wenn du dich bisher mit Funktionen wie Sverweis,  Vergleich, Arrayfunktionen usw. schwer getan hast und schon  immer mal mit Pivot-Tabellen loslegen wolltest, ist dieser Kurs  genau das Richtige für dich. 


Schritt 4: Achsen formatieren

GANTT Diagramm Formatierung Teil 1

Da nun alle Daten im Diagramm hinterlegt sind, passen wir jetzt die Reihenfolge der Aufgaben an, fixieren das Minimum und Maximum der Datumsanzeige, als auch die gewünschten Intervalle:

  • Reihenfolge der Achsenbeschriftung ändern: Rechtsklick auf die Achse > Achse formatieren > "Werte in umgekehrter Reihenfolge" 
  • Intervalle fixieren: Rechtsklick auf die Achse > Achse formatieren > Minumum und Maximum eingeben > Hauptintervall angeben

Schritt 5: Aus Balkendiagramm wird GANTT Diagramm in Excel

GANTT Diagramm in Excel formatieren

Noch sieht das Ganze noch gar nicht nach einem GANTT Diagramm aus? Nun das ändern wir jetzt. Hierzu "blenden" wir nun die Gestapelten Balken aus, damit nur noch die relevanten Balken für das GANTT Diagramm verbleiben. Das Ergebnis lässt sich schon als GANTT Diagramm bezeichnen. Was fehlt uns jedoch noch? Genau, unsere Meilensteine sind ja als solche gar nicht erkennbar. Hier müssen wir nun in die Trick-Kiste greifen. 

Power Point Grafik speichern

Als erstes müsst ihr euch das Rauten Symbol als Grafik abspeichern. Geht hierzu einfach z.B. in Power Point und fügt das Raute Symbol in eine Folie ein. Über Rechts Klick > Als Grafik speichern > fertig!

Nun könnt ihr wieder in eurem Excel GANTT Diagramm auf die jeweilige Datenpunkte der Meilensteine rechtsklicken > Datenpunkt formatieren > Füllung > Bild - oder Texturfüllung > deine gespeicherte Grafik auswählen --> Meilensteine nun als Raute vorhanden!

Im Tutorial habe ich das nur einmal ausgeführt, damit die GIF nicht zu lange wird, daher müsst ihr das dann auch noch für die restlichen Datenpunkte ausführen.

Schritt 6: Die letzten Anpassungen für das Auge

Im letzten Schritt führen nun die letzten Anpassungen durch, damit das ganze gut mit der Planungstabelle harmoniert und einfach gut aussieht. Natürlich kannst du hier ganz nach deinem Geschmack dein GANTT Diagramm formatieren, wie es dir gefällt. Folgende Punkte habe ich im letzten Schritt durchgeführt:

  • Legende löschen
  • Schriftart anpassen (passend zur Tabelle)
  • Hintergrund und Rahmen des Diagramms entfernen
  • GANTT Diagramm verschieben, damit die Tabellenzeilen mit dem Diagramm übereinstimmen

Bevor du wieder weg bist

Wenn das nächste Projekt ansteht, zögere nicht vielleicht auch mal Excel zu verwenden. Wie du siehst , kannst du hier auch schöne visuelle GANTT Diagramme erstellen. Wenn du keine Lust hast, alle Schritte nun einzeln durchzugehen, lade einfach meine Vorlage herunter und passe sie deinen Vorstellungen an. Ich freue mich auch über jeden Share und Like in allen Sozialen Netzwerken:

Download der kostenlosen Excel GANTT Vorlage

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