Dein Persönliches Dashboard als Excel Vorlage

Ich hatte die Ehre einen Gastartikel beim Blog-Guru Peer Wandiger auf selbständig-im-netz.de zu veröffentlichen. Im Artikel "Dein persönliches Reporting - diese Zahlen solltest du im Auge behalten" geht es darum Controlling Mechanismen und Planungsprozesse in sein Online Business zu überführen. Ein wichtiger Bestandteil des Artikels, ist die Erstellung eines Excel Dashboards zur Überwachung der Zielerreichung bestimmter Kennzahlen. In diesem Artikel möchte ich dir dieses Dashboard genauer vorstellen. Du hast, wie immer, die Möglichkeit die Dashboard Excel Vorlage herunterzuladen.

UPDATE Juli 2019: Nach einigen Feedbacks wurde nun die Dashboard Vorlage überarbeitet und ermöglicht nun auch eine jahresübergreifende Sicht. Es können nun 3 Jahre in die Tabellen gepflegt und über die Dropdowns ausgewählt werden.

Wenn dir diesen Dashboard gefällt, dann wirst du dieses Dashboard hier lieben!

Wie sieht das Dashboard aus?

Das Excel Dashboard bündelt alle Informationen auf einem einzigen Tabellenblatt. Das Dashboard wird in 4 Bereiche unterteilt:

Finanzen (Einzahlungen, Auszahlungen, Überschuss, Überschuss-Quote)
Analytics (Seitenbesucher, Seitenaufrufe, Aufenthaltsdauer, Conversion)
Aktivität (Blog-Posts, E-Mail Liste)
Zeit (Arbeitszeit, Überschuss je Stunde)

Jeder Bereich weist zudem unterschiedliche Kennzahlen aus, die durch ein Dropdown Feld bestimmt werden können. Für jede Kennzahl wird der Jahresverlauf mit Monatswerten dargestellt, jeweils mit IST und PLAN-Werten. Zudem wird mit Hilfe eines Bullet Charts die kumulierte Zielerreichung dargestellt. Über das Datums-Auswahlfeld kannst du ganz einfach bestimmen, welchen Monat du näher unter die Lupe nehmen willst.

Welche Excel Funktionen und Tricks habe ich verwendet?

Alle Funktionen, die im Dashboard Verwendung finden, habe ich aus einem meiner Artikel:

Interaktive Diagramme ermöglichen es mehrere Kennzahlen in einem einzigen Diagramm zu visualisieren
Auswahllisten / Dropdowns steuern die Auswahl der benötigten Kennzahl
Bullet Charts ermöglichen es die kumulierte Zielerreichung (YTD) auf einem Blick zu erfassen.
Mit Hilfe des SVerweis habe ich die Daten unter dem Diagramm mit dem Datenbestand verlinkt.
Das Dashboard kommt komplett ohne VBA aus

Somit sollten dem treuen Leser alle Funktionen bekannt sein :)

Wie kann ich das Excel Dashboard für meine Zwecke anpassen?

So, du hast die Dashboard Vorlage heruntergeladen und willst sie jetzt aber für deine Zwecke anpassen? Du kannst natürlich alles an der Vorlage ändern, da sie nicht geschützt ist. Willst du jedoch die Funktionalität nicht gefährden, würde ich dir empfehlen nur folgende Schritte durchzuführen:

Kennzahlen und Kategorien

Für dich machen die ausgewählten Kategorien (Finanzen, Analytics, Aktivität und Zeit) und deren Kennzahlen keinen Sinn? Kein Problem! Du kannst diese einfach im Tabellenblatt "Dropdown Listen" überschreiben. Deine neuen Kennzahlen werden direkt in das Dashboard übernommen. In diesem Beispiel überschreibe ich die Kategorie "Finanzen" mit der neuen Kategorie "Verein" und füge neue hierzu gehörige Kennzahlen ein.

IST und PLAN Daten pflegen

Das Herzstück, in dem die Daten und die Logik des Dashboards verbaut sind, ist das Tabellenblatt "Daten". Hier kannst du deine IST und PLAN Daten einpflegen, nachdem du die Kennzahlen / Kategorien angepasst hast. Hier musst du lediglich die MTD (Month-to-Date) Spalte befüllen, daraus errechnet sich automatisch die kumulierte Sicht (YTD - Year-To-Date). Nun kannst du monatlich einfach deine aktuellen Werte eintragen und somit dein Dashboard aktualisieren.

Bullet Chart Segmente anpassen

Wichtiger Bestandteil des Dashboards sind meine geliebten Bullet Charts. Sie bieten auf einem Blick sofort mehrere Informationen und das beste dabei ist, du kannst direkt mit Hilfe von farblichen Segmenten eine Beurteilung abgeben. Diese Beurteilung kannst du ganz nach deinem Geschmack im Tabellenblatt "Daten" verändern. Willst du weniger Segmente anzeigen, kannst du einfach eine 0% eintragen und reduzierst damit die Anzahl.

Diagrammtyp ändern

Wem das Säulen - oder Liniendiagramm zu langweilig ist, der kann natürlich aus der großen Auswahl an Excel Diagrammen seinen Favoriten auswählen. Gerade bei Excel 2016 ist es spielerisch einfach den Diagrammtyp zu wechseln. Jedoch auch in den früheren Versionen, kannst du dein Diagramm gestalten, wie du es magst. Die Interaktivität des Diagramms bleibt weiterhin bestehen. In diesem Beispiel ändere ich das Säulendiagramm zum Beispiel in ein Flächendiagramm - sieht auch ganz nett aus oder ?

Excel Dashboard Vorlage downloaden

Zu guter letzt..

Ich empfehle dir den Artikel auf selbständig-im-Netz vor dem Download zu lesen. Hier beschreibe ich, wieso es so wichtig ist, sich Ziele zu setzen und diese auch mit diesem Excel Dashboard effektiv zu tracken. Wenn dir Funktionen im Dashboard fehlen, dann lass doch einfach einen Kommentar da und ich kümmere mich um ein Update :) Viel Erfolg beim tracken und nicht vergessen: "you can't manage what you can't measure"!